Grip op je recruitment met een strategische personeelsplanning

Hoeveel nieuwe werknemers moet jij het komende jaar aannemen om de bedrijfsdoelstellingen te behalen? Tien, honderd, misschien zelfs duizend(en)? Ligt je strategie op tafel, of voel je nu een lichte paniekaanval opkomen?

Haal in het laatste geval even rustig adem en ga vervolgens aan de slag met - in dit geval - de beste ontspanningsoefening: maak een strategische personeelsplanning met dit template. 

Hierdoor weet je namelijk precies wie je wanneer moet aannemen om die doelstellingen te behalen en het is een handige tool om vervolgens jouw team en alle hiring managers hierin mee te nemen.

Wat is een strategische personeelsplanning?

Met een strategische personeelsplanning breng je, op basis van de organisatiedoelstellingen, in kaart welke professionals je verwacht nodig te hebben in een bepaalde periode. Rekening houdend met instroom, doorgroei en uitstroom. Zodra je dit weet, kun je een goede recruitmentstrategie opstellen om deze mensen daadwerkelijk aan te nemen. Zo weet je bijvoorbeeld ook of je voldoende capaciteit in je recruitmentteam hebt om dit te realiseren en kun je direct hulp inschakelen als dat nodig is. Dit blijkt in de praktijk nog een flinke uitdaging. Daarom geven we je drie tips om dit plan met succes neer te zetten.

1. Begin bij je bedrijfsdoelstellingen

Je kunt geen strategische personeelsplanning opstellen als je de bedrijfsdoelstellingen niet scherp hebt. Dit is het fundament van je plan, en niet voor niks stap één in dit template om een strategische personeelsplanning op te stellen. Willen jullie als bedrijf groeien of de expert worden in een nichemarkt? Nieuwe bedrijfstakken opzetten of juist stabiel blijven? Cruciale informatie voor jouw planning. Bij groei moet je flink opschalen, terwijl je als expert juist het allerbeste talent uit de markt wil binnen halen. Twee doelen die allebei om een hele andere strategie vragen. Zorg dus dat je precies weet wat de doelstellingen van jouw organisatie zijn en ga hier – nog belangrijker – over in gesprek aan met de directie. Bepaal samen wat nodig is om deze doelstellingen te behalen en vertaal dit vervolgens naar een recruitmentstrategie.

2. Wees niet te perfectionistisch

We zouden allemaal graag in een glazen bol spieken om te zien wat de toekomst ons brengt. Precies weten hoe snel het bedrijf groeit, van wie je dit jaar afscheid gaat nemen, wie zich ontpopt tot nieuwe sterspeler en hoeveel mensen je uiteindelijk écht moet aannemen. Helaas zijn we niet allemaal paragnost en is het door de vele variabelen die meespelen onmogelijk om dit nu al exact te weten. Maar dat betekent niet dat je die strategische personeelsplanning dan maar moet vergeten. Het is belangrijk dat je voorbereid bent op de toekomst. 

Durf vooruit te kijken en laat het perfectionisme los, anders blijf je altijd hangen in ad hoc recruitment. Blik bijvoorbeeld eerst eens terug op het verleden en neem dat als uitgangspunt. Hoeveel mensen heb je vorig jaar aangenomen en hoeveel uitstroom was er? Weet je nog wat de grootste uitdagingen waren? Borduur hierop voort. En zorg dat je je uiteindelijke plan niet driedubbel plastificeert, zodat je altijd bij kunt sturen als dingen anders lopen dan verwacht. 

3. Maak het plan onderdeel van je structuur

Een strategische personeelsplanning opstellen is één ding. Hier echt mee aan de slag gaan en zorgen dat je de doelstellingen behaalt, is de volgende stap. Vertaal je planning daarom naar heldere KPI’s en een goed actieplan. Maak dit vervolgens onderdeel van je overlegstructuur. Sta hier met het héle team bij stil tijdens je week-, maand- en kwartaalmeetings en bepaal wat goed gaat, waar je bij moet sturen (heb je ook gelijk punt twee getackeld) en wie je moet aanhaken om succes te behalen.

Zorg er dus voor dat de bedrijfsdoelstellingen voor jou geen geheimen meer hebben. Vertaal dit naar je strategische personeelsplanning en je zult zien dat recruitment niet meer ad hoc, maar wel succesvoller, strategischer en vooral ook veel leuker wordt.